1000采购政策
主题: | 采购 | ||||||||||
数量: | 1000 | ||||||||||
授权机构: | 战略委员会 | ||||||||||
负责办公室: | 财务和行政副总裁 | ||||||||||
发行日期: | 2009年7月 | ||||||||||
最后更新: | 2012年1月 | ||||||||||
理由是: To offer structure 和 guidance for the procurement of goods 和 services by the 365英国上市官网 (“University”) community 和 to provide internal control procedures for the commitment of University Funds for such procurement activities | |||||||||||
政策: 通过大学基金承诺采购货物或服务可通过以下六种方式进行:
所有采购交易必须符合本政策的配套程序和要求. 不得为规避本政策的要求而分割采购. | |||||||||||
适用范围及适用性: 所有 University departments 和 employees must adhere to this policy when making purchases on behalf of the University using University Funds. | |||||||||||
定义: 账户号码: 用于表示支出类型的会计名称. | |||||||||||
程序: 可用的采购方法 1. p卡-最高5000美元 p卡计划使员工能够进行小额采购,类似于SOP所允许的采购. 该计划旨在通过减少部门零用现金的使用,使采购更容易、更方便, 个人资金, 以及大学开支的标准操作程序,是购买5美元物品的首选方法,000或以下,除非政策禁止. 指 OU美联社&p# 1020采购卡程序 浏览使用“p -卡”的资料. 2. SOP -最高5000美元 设计小订单采购流程是为了让部门获得商品和某些服务, 除非另有禁止, 当总额不超过5美元时,直接从供应商处购买,000(不包括运费), 特别是当供应商不接受p卡时. 使用SOP的采购完全由原采购部门处理. 3. 直接购买 部门可以在没有订单或SOP的情况下采购高达5,000美元的某些服务. 有关超过5,000美元的允许直接采购,请参阅 展览3有特殊采购要求的货物和服务表.
4. 报销 报销s of out-of-pocket employee expenditures of $500 or less to pay University obligations 和 departmental petty cash purchases (see OU美联社&备用金)在PV上进行处理. 每笔交易的总金额不得超过$500(零用现金$200). 为了规避每笔交易500美元的最高限额,购买不得分割. 须提供收据正本/付款证明. 5. 采购申请单/采购订单-采购金额超过5000美元 超过5,000美元的采购由采购部门执行,需要PR和PO. 有关此要求的例外情况,请参见 展览3有特殊采购要求的货物和服务表.
采购经理或买方确定采购是否符合紧急采购订单的条件. 6. 首选供应商采购-可用于任何金额的商品和服务 The University may establish accounts with vendors that bill 应付账款 for multiple departmental purchasing activities directly, 从而消除了部门每月提交付款处理文书工作的要求. 这些类型的帐户的例子将是首选的办公用品供应商, 校园书店, 租车和一些旅馆. 购买金额不超过2500美元 没有投标要求. 购买金额在2500美元以上,不超过1万美元 对于具有预期价值的单个采购,不需要通过采购进行竞争性招标, 不包括运费, of $10,000或以下; 然而, 请求部门必须调查并从至少 两个 来源,以确保它是合理的,经济的采购. 传真, 电子邮件, 由申请部门抄写在纸上的原始书面报价或口头报价均可接受. 附上PR, SOP, PV或P-Card对账单的价格证明. 采购部门保留获取额外报价和最终选择合同授予的权利. 采购部全年将对采购金额不超过1万美元的货物进行现场审计. 如果审计发现定价不是最优的, 采购将提醒部门,并将协助其战略,以实现更好的经济定价在未来. 持续存在的问题可能会导致撤销部门获取报价的权力,最高可达10美元,000,直到采购改进到位. 部门可以要求采购部门在任何采购交易中获得有竞争力的报价. 购买金额大于1万美元但小于5万美元 购买超过1万美元但低于5万美元的物品必须进行竞争性投标. 采购将要求至少三(3)竞争性投标或报价. 这一类的采购交易必须由采购部门处理. The University is not bound to accept the lowest bid but can accept the most responsive 和 responsible bid that is determined to be in the best interest of the University. 如果某部门不同意最低报价, 必须将书面理由发送给相应的买方,供其批准. 采购部门保留获得额外投标并对合同授予做出最终选择的权利. 购买金额在5万美元或以上 有竞争力的 密封 买入价为50美元,采购部门将要求至少三(3)个竞争性投标或报价. 这一类的采购交易必须由采购部门处理. 采购将根据具体情况确定每个采购的最佳竞争性密封投标过程. The University is not bound to accept the lowest bid but can accept the most responsive 和 responsible bid that is determined to be in the best interest of the University. 如果某部门不同意最低报价, 书面证明必须发送给采购部门的相应买方,供其批准. 采购部保留获得额外报价的权利. 具体采购要求: 大学雇员不应在与大学的交易中有个人经济利益. 认识到, 然而, 这些利益可能是不可避免的, 任何此类情况都应充分披露 利益冲突 在交易之前, 并且交易需要特别批准,详见 OU美联社&利益冲突政策. Purchasing is required to delay the processing of any requisition that appears to be in violation of the Conflicts of Interest Policy until the question of 利益冲突s has been resolved at the appropriate University level. 所有合同、协议、许可证、集成电路协议、履约协议等. 必须由 法律事务厅 除非有预先批准的标准文件,并且OU的条款和条件没有改变. 购买可能需要 保险 必须由大学风险管理部门审查,以保护大学免受损失, 不管是否需要PO. 看到 OU美联社&风险管理/保险. 未经UTS审核批准,p卡不得购买任何软件. 前获得 购买软件, 请参阅大学科技服务网站的校园软件部分,以及 OU美联社&p# 870软件规范 和OU美联社&p# 1000采购. 所有 楼宇维修、升级、改建及翻新, 包括计划, 必须经设施管理处批准吗, 无论资金来源或劳动力如何. 所有涉及 银行或融资 任何形式的租赁,包括租赁,都必须由财务管理办公室审查. 所有涉及的协议或购买 收到付款 必须由财务总监办公室审核吗. 看到 OU美联社&P #210现金收据 和 OU美联社&p# 212银行卡信息安全要求. 面向外部受众的传播 (所有媒体)必须事先得到通信部门的书面批准 & 市场营销. 所有 支付给学生或代表学生的非工资除报销费用外,其他费用必须经财政援助办公室批准. 所有工作费用(包括研究生津贴)必须通过工资单支付. 所有 格兰特支出 必须得到研究管理办公室的批准. 采购部门有权禁止供应商参与超过25美元的补助金或合同支出的投标过程,000. 所有 鲜花 for death or illness of a staff member (or staff member’s family) are requested through University Human 资源 (staff) or Academic Human 资源 (faculty) 和 h和led by the President's Office per OU美联社&p# 455教职工和退休人员的死亡和鲜花致敬. 所有付款 外国实体 需要特殊的文件,并且必须在确保采购之前由应付账款进行审查. 支付处理: 需要的文档 原始文件,包括分项收据, 发票, 确认货物已收到的装箱单(或确认签名), 及合同正本, 如果适用的话, 是付款处理所必需的. 如果传真或电子邮件的发票是您的原件, 如果发票包含不同的发票号码,将被接受为原件,以确保不会有重复付款. 如果没有原始文件,请填写一份 遗失收据表 附有适当文件的副本. 所有付款表格可在 应付账款 网站. 定期付款凭证(" 以下 ") 部门可以选择准备一个 以下 对于定期发生的付款,收款人, 付款额, 会计分配保持不变. 以下既可以用于订单付款,也可以用于非订单付款. 例子包括租金、租约、维护协议或其他按月支付的款项. 一旦建立了经常性付款, 各部门将不再需要为每个月的付款提交额外的凭证. 各部门负责PO的年度更新,以确保有足够的资金支持以下. Individual departments using the 以下 will be responsible for ensuring that duplicate payments associated with recurring payments are not submitted. 各部门也有责任通知应付账款如有变化, 如会计分配或汇款地址, 需要在定期付款时提交以下,并在“修订”旁边打勾。. 多次核对凭证 多次核对凭证 该表格是否用于处理多个收款人的类似付款, 导致每个收款人都有单独的支票. 各部门都要准备一份复核凭证 所有 下列各项均适用:
谢礼 如果演讲者收取费用,必须遵循IC支付程序(见下文IC)。. 酬金通常只支付给讨论学术作品的杰出365英国上市官网,他们不收取费用. 完成“雇员vs. 独立承包商分类清单 OU美联社&税收分类:独立承包商与雇员 在来访者到达之前收到关于你的演讲人是否可以通过酬金程序获得报酬的决定. 一旦会计办公室批准了酬金的收款人,完成 酬金的形式 并将活动传单附在PV上以处理付款. 因为酬金是感谢的象征,而不是提供的费用或服务, 没有酬金的发票或合同. 酬金通常不超过1000美元. 付款处理审批 付款处理的资金签署授权不同于采购的承诺授权. Vouchers for already established 和 approved purchases (such as PO’s 和 Contractual agreements) must be signed by the fund signer taking responsibility for the current transaction. 通常,这将是部门业务经理或部门主管. 未经事先授权的凭证, 比如SOP和PV, 必须由具有相应级别承诺权和基金签署权的人签署. 如用于拨款的采购,可能需要多次批准, 购买软件许可证, 和需要风险管理审查的采购(见 OU美联社&风险管理/保险). 研究管理办公室必须批准所有的拨款款项,然后才会处理. 新供应商和供应商维护 采购系统允许多种类型的采购和付款交易由运营部门处理. 因此, departments must be responsible for assisting 应付账款 和 Purchasing in maintaining accurate 和 up-to-date vendor information. 供应商信息包括公司或承包商名称, “付款给”(PT)和“邮政”地址, 365英国上市官网和税号. 当部门开始采购或付款处理一个新的供应商, 他们必须提交美国国税局的W-9表格或 替代W-9/供应商维修表 (在应付帐款网站上找到)到采购或应付帐款, 其中包括国税局W-9表格的信息. 独立承包商: 要确定供应商状态(员工或IC),请完成“员工vs . IC”. 独立承包商分类清单 OU美联社&税收分类:独立承包商与雇员 并报会计机关批准后上岗. 如果该人被发现是雇员而不是身份证, Human 资源 must verify the person on the federal employment database no later than three (3) days after the person begins work or the University will be in violation of federal law. IC's working on campus must provide certificate of 保险 和 have an OU St和ard Services agreement or a PO in force before work begins. 外国供应商: 如果卖方是非美国人.S. 个人或公司, 在选择从收款人处请求哪种表格时,请使用下面的图表作为指导. 来我校学习的外国学生也应填写 国际访客付款信息表 并提供签证复印件. Contact 应付账款 for more information on paying foreign vendors before work has begun or goods are received to ensure that there are no issues at time of payment.
W-8或8233原件及供应商的原始签名,用于支付在美国提供的服务. Payments to foreign vendors for services provided in the US are subject to 30% federal withholding unless the vendor is eligible for a US tax treaty exemption 和 the vendor has a US tax number (EIN or SSN). 国税局的形式 W8-BEN 和 8233 可从应付帐款网页下载. 与应付帐款或采购部联系有关建立新供应商的问题. 例外: The Purchasing Manager or 应付账款 Manager each have the authority to approve or deny exceptions as deemed appropriate while maintaining the integrity of the policy. The minimum requirement for approval of any exception is a memo from the requestor which provides an explanation of the exception including a signature from the requestor’s direct supervisor. The Purchasing Manager or 应付账款 Manager will determine the necessary level of additional approval required when an exception is requested. | |||||||||||
相关政策及表格: OU美联社&p# 200授权签字人 OU美联社&合同和雇佣承诺局 OU美联社&p# 870软件规范 形式: 替代W-9/供应商维修表 | |||||||||||
附录: | |||||||||||